Como aplicar uma política de retenção de caixa de correio compartilhada no Office 365

Quando se trata de manter seus dados seguros e protegidos, uma das melhores coisas que você pode fazer é aplicar uma política de retenção de caixa de correio compartilhada no Office 365. Isso ajudará a garantir que seus dados estejam devidamente protegidos e que você sempre possa acessá-los quando precisar. para. Existem algumas maneiras diferentes de configurar uma política de retenção de caixa de correio compartilhada, mas o mais importante é certificar-se de que você entende as opções e como elas funcionam. Uma das primeiras coisas que você precisa fazer é decidir que tipo de dados deseja manter e por quanto tempo. Existem dois tipos principais de dados que você pode manter: mensagens e itens. As mensagens são o tipo mais comum de dados que as pessoas desejam manter. Você pode manter as mensagens por um determinado período de tempo ou pode mantê-las para sempre. Os itens são menos comuns, mas podem ser igualmente importantes. Os itens incluem itens como listas de contatos, itens de calendário e tarefas. Você pode manter os itens por um determinado período de tempo ou pode mantê-los para sempre. Depois de saber que tipo de dados deseja manter, você precisa decidir por quanto tempo deseja mantê-lo. Existem três opções principais: 1. Mantenha por um determinado período de tempo 2. Guarde para sempre 3. Excluir após um determinado período de tempo Cada opção tem suas próprias vantagens e desvantagens, portanto, você precisa pesá-las cuidadosamente antes de tomar uma decisão. Depois de saber que tipo de dados deseja manter e por quanto tempo, você precisa configurar sua política de retenção. Existem algumas maneiras diferentes de fazer isso, mas o mais importante é garantir que você entenda as opções e como elas funcionam. Uma das melhores maneiras de configurar uma política de retenção é usar as opções internas do Office 365. Para fazer isso, vá para o centro de administração do Office 365 e clique na guia 'Conformidade'. A partir daí, você verá uma lista de opções de conformidade. Role para baixo até a seção 'Retenção' e clique no link 'Adicionar uma política de retenção'. Isso o levará ao assistente de política de retenção. A primeira coisa que você precisa fazer é dar um nome à sua apólice. Em seguida, você precisa selecionar o tipo de dados que deseja manter e por quanto tempo. Você também pode optar por aplicar a política a todos os usuários ou apenas a usuários específicos. Depois de fazer suas seleções, clique no botão 'Salvar'. Sua política agora será aplicada a todos os usuários selecionados. Se você deseja aplicar a política apenas a usuários específicos, pode fazer isso acessando a guia 'Conformidade' no centro de administração do Office 365 e clicando no link 'Retenção'. A partir daí, você verá uma lista de todas as políticas de retenção que foram criadas. Encontre a política que deseja aplicar a usuários específicos e clique no link 'Editar'. Role para baixo até a seção 'Escopo' e clique no link 'Adicionar usuários'. A partir daí, você pode selecionar os usuários específicos aos quais deseja aplicar a política. Depois de fazer suas seleções, clique no botão 'Salvar'. Sua política agora será aplicada aos usuários específicos que você selecionou.

Se você quer saber como aplicar uma política de retenção de caixa de correio compartilhada no Office 365, então leia esta postagem. A política de retenção é coleção de tags de armazenamento que determinam como pastas e itens individuais (como e-mail e correio de voz) são armazenados em caixa de correio geral no Office 365 antes de serem arquivados ou excluídos permanentemente. Muitas organizações comerciais precisam armazenar proativamente o conteúdo de suas caixas de correio por motivos de conformidade. As políticas de retenção ajudam a gerenciar os riscos associados à perda de informações que podem causar complicações legais.

Como aplicar uma política de retenção de caixa de correio compartilhada no Office 365

Para aplicar uma política de retenção a uma caixa de correio compartilhada, você deve criar marcas de retenção e uma nova política de retenção, anexar as marcas à política e, em seguida, aplicar a política à caixa de correio compartilhada.

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É assim que você pode aplicar uma política de retenção de caixa de correio compartilhada no Office 365 :

1. Entre no EAC.
2. Crie marcas de retenção pessoais.
3. Crie uma nova política de retenção.
4. Anexe marcas pessoais à política de retenção.
5. Aplique uma política de retenção à caixa de correio compartilhada.

Vamos ver isso em detalhes.

1] Entre no EAC

Entre no EAC (https://outlook.office365.com/ecp) usando suas credenciais de administrador.

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Dica: Use seu navegador no modo privado/anônimo para acessar sua conta de administrador do Exchange. Isso impedirá que o navegador selecione automaticamente suas credenciais atuais quando você navegar no site.

2] Criar tags de armazenamento pessoal

A marca de retenção pode ser uma das seguintes três tipos :

1. Marca de política padrão (DPT) - Aplica-se automaticamente a toda a caixa de correio.
2. Marca de política de retenção (RPT) - aplicado automaticamente à pasta padrão (Caixa de entrada, Enviados, etc.) e
3. dia da equipe – Aplicado manualmente pelos usuários a itens e pastas individuais.

Usando uma marca pessoal, você pode criar uma exceção para uma marca de política padrão ou uma marca de política de retenção. Por exemplo, se o DPT disser para excluir todos os itens após 5 anos, você pode criar uma exceção para 'notificações' que serão excluídas após 7 dias usando uma tag pessoal.

Para criar uma etiqueta pessoal, siga estas instruções:

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1. Imprensa gerenciamento de conformidade no painel esquerdo do painel de controle do Exchange Admin Center.
2. Em seguida, clique em tags de armazenamento guia na parte superior da página.
3. Você verá uma lista de marcas de retenção existentes. Pressione em mais (+) ícone no topo desta lista.
4. Escolher aplicado por usuários a itens e pastas (privado) na lista suspensa que aparece.
5. Entrar Nome , segurando a ação, e Validade para marcar em nova tag aplicada pelos usuários a itens e pastas (pessoal) janela.
6. Clique em Manter botão.

Da mesma forma, você pode criar tags adicionais que serão anexadas à sua política de caixa de correio compartilhada.

Leia também: Qual é a diferença entre o Microsoft Office e o Microsoft 365?

3] Crie uma nova política de retenção

1. Vá para políticas de retenção aba que aparece na parte superior da página Gerenciamento de conformidade. Você verá uma lista de políticas existentes.
2. Clique em mais (+) ícone para criar uma nova política.
3. Digite o apropriado Nome para política.
4. Anexe uma ou mais tags à política (conforme descrito na próxima seção).
5. Clique em Manter botão.

Leia também: Instale o Console de Gerenciamento de Diretiva de Grupo no Windows 11/10. .

4] Anexe tags pessoais à política de retenção.

1. Na janela da política de retenção, clique no sinal de mais (+). Isso vai abrir selecionar tags de armazenamento uma janela exibindo uma lista de tags disponíveis.
2. Selecione as tags pessoais que você criou e clique no botão Adicionar botão.
3. Em seguida, clique em OK botão.

5] Aplique uma política de retenção à caixa de correio compartilhada.

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1. No painel esquerdo da sua conta de administrador do Exchange, clique em destinatários .
2. Em seguida, clique em em geral guia superior. Você verá uma lista de caixas de correio gerais .
3. Duplo click na caixa de correio compartilhada à qual você deseja aplicar a política.
4. Imprensa recursos de caixa de correio no painel esquerdo.
5. Selecione uma política usando o botão Política de retenção cair.
6. Clique em Manter botão.

Notas:

1. Somente administradores podem criar e aplicar políticas de retenção a caixas de correio compartilhadas no Office 365.
2. Para aplicar políticas de retenção a eles, você deve ter pelo menos 10 MB de dados em suas caixas de correio.
3. A política de retenção geralmente leva 7 dias para entrar em vigor.
4. Você pode criar uma ou mais marcas de retenção, mas apenas uma política de retenção pode ser aplicada a uma caixa de correio por vez. Portanto, associe todas as tags que deseja aplicar a uma caixa de correio a uma única política de retenção.

Podemos aplicar uma política de retenção a uma caixa de correio compartilhada?

Sim. Você pode aplicar uma política de retenção a uma caixa de correio compartilhada usando recursos de caixa de correio opção. Ele pode ser encontrado clicando duas vezes em uma caixa de correio compartilhada em em geral guia em destinatários seção da CAE. Lembre-se de que apenas uma política pode ser aplicada a uma caixa de correio por vez. Portanto, você precisa associar todas as tags necessárias a uma única política que aplicará à caixa de correio.

Como altero a política de retenção padrão no Office 365?

Como aplico uma política de retenção a uma caixa de correio do Office 365?

Você pode aplicar uma política de retenção a uma ou mais caixas de correio no Office 365. usando o EAC . Para aplicar uma política de retenção a uma única caixa de correio, vá para Destinatários > Caixas de correio . Em seguida, selecione a caixa de correio desejada e clique no botão editar ícone superior. Imprensa Caixa de correio Peculiaridades esquerda. Selecione uma política de retenção na lista suspensa e clique em Manter botão. Para aplicar uma política de retenção a várias caixas de correio, selecione várias caixas de correio usando Mudança ou Ctrl chave. Em seguida, selecione Opções avançadas > Política de retenção > Atualizar . Em seguida, selecione a política desejada em Atribuir uma política de retenção em massa e clique em Manter botão.