Você está procurando uma maneira de organizar seus documentos no SharePoint Office 365? Marcar documentos é uma maneira eficiente de organizar seus documentos e facilitar sua localização quando precisar deles. Neste artigo, discutiremos as práticas recomendadas para marcar documentos no SharePoint Office 365 e como começar. Continue lendo para saber mais sobre esta ferramenta organizacional simples, mas poderosa.
Etapas para marcar documentos no SharePoint Office 365:
- Abra a biblioteca do SharePoint que contém os documentos.
- Selecione o documento ou documentos que você deseja marcar.
- Clique no ícone ‘Tag Documento’.
- Digite as tags que deseja adicionar ao documento.
- Clique no botão ‘Salvar’ para salvar as tags.
Como marcar documentos no SharePoint Office 365
Marcar documentos no SharePoint Office 365 é uma maneira eficaz de agilizar o gerenciamento de documentos e garantir que os documentos sejam fáceis de encontrar e acessar. Com a estratégia de marcação correta implementada, os usuários podem pesquisar e encontrar rapidamente os documentos de que precisam com o mínimo de esforço. Este artigo fornecerá uma visão geral detalhada de como marcar documentos no SharePoint Office 365.
O que é marcação de documentos?
A marcação de documentos é o processo de atribuição de palavras-chave ou tags a documentos para categorizá-los e organizá-los. As tags são normalmente usadas para descrever o conteúdo, a finalidade e o público do documento, permitindo pesquisa e recuperação mais eficientes. Isso pode ser especialmente benéfico para organizações que possuem um grande número de documentos e precisam de uma maneira fácil de mantê-los organizados.
Benefícios da marcação de documentos no SharePoint Office 365
Marcar documentos no SharePoint Office 365 pode oferecer vários benefícios, como:
- Melhor organização: a marcação de documentos permite que os usuários pesquisem e recuperem de forma rápida e fácil os documentos de que precisam.
- Produtividade aprimorada: ao tornar os documentos mais fáceis de encontrar, pode reduzir o tempo gasto na busca por eles.
- Segurança aprimorada: com a estratégia de etiquetagem correta implementada, os usuários podem ter mais certeza de que documentos confidenciais estão sendo armazenados com segurança.
Como marcar documentos no SharePoint Office 365
Marcar documentos no SharePoint Office 365 é um processo simples que pode ser concluído em algumas etapas. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a começar:
- Passo 1: Faça login em sua conta do SharePoint.
- Passo 2: Abra a biblioteca de documentos onde deseja marcar os documentos.
- Etapa 3: Selecione o documento que deseja marcar.
- Passo 4: Clique na opção Tags e Notas no menu da faixa de opções.
- Passo 5: Insira as tags que deseja atribuir ao documento.
- Etapa 6: clique em Salvar para salvar as tags.
- Etapa 7: Repita as etapas para cada documento que deseja marcar.
Práticas recomendadas para marcação de documentos no SharePoint Office 365
Ao marcar documentos no SharePoint Office 365, é importante ter em mente as seguintes práticas recomendadas:
- Crie um sistema de etiquetagem consistente: Crie um sistema de etiquetagem padronizado que seja fácil de entender e usar.
- Use tags claras e descritivas: Use tags que descrevam de forma clara e precisa o conteúdo, a finalidade e o público do documento.
- Mantenha as tags atualizadas: revise e atualize periodicamente as tags para garantir que permaneçam relevantes e precisas.
- Garanta a segurança adequada: certifique-se de que apenas usuários autorizados possam acessar e editar tags.
Como usar tags no SharePoint Office 365
Depois que os documentos forem marcados, os usuários poderão aproveitar as vantagens dos recursos de pesquisa e filtragem do SharePoint Office 365. Por exemplo, os usuários podem usar a opção Filtrar por Tags para localizar rapidamente documentos com tags específicas. Além disso, os usuários podem utilizar a opção Pesquisar por tags para encontrar documentos que contenham determinadas palavras-chave ou frases.
Como gerenciar tags no SharePoint Office 365
O SharePoint Office 365 também oferece aos usuários a capacidade de gerenciar tags e garantir que elas permaneçam organizadas e atualizadas. Para gerenciar tags, os usuários podem usar a opção Gerenciar tags no menu da faixa de opções. Isso permite que os usuários criem, editem e excluam tags conforme necessário.
Como visualizar tags no SharePoint Office 365
Para visualizar tags no SharePoint Office 365, os usuários podem usar a opção Exibir Tags no menu da faixa de opções. Isso abrirá uma lista de todas as tags associadas a um documento, facilitando a visualização e edição rápida de tags conforme necessário.
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Conclusão
Marcar documentos no SharePoint Office 365 é uma forma eficaz de agilizar o gerenciamento de documentos e garantir que os documentos sejam fáceis de encontrar e acessar. Ao dedicar algum tempo para implementar uma estratégia de marcação e seguir as práticas recomendadas para marcação, os usuários podem aproveitar as vantagens dos recursos de pesquisa e filtragem do SharePoint Office 365 para localizar documentos rapidamente.
Perguntas frequentes relacionadas
O que é marcação do SharePoint?
A marcação do SharePoint é o processo de adicionar rótulos ou tags a documentos para classificá-los e organizá-los. Essas tags permitem que os usuários localizem rapidamente documentos e outros conteúdos relacionados a um determinado tópico ou projeto. As tags podem ser adicionadas aos documentos manualmente pelos usuários ou podem ser adicionadas automaticamente pelo próprio SharePoint. As tags também podem ser compartilhadas em vários sites do SharePoint, facilitando a pesquisa e localização de documentos.
A marcação do SharePoint também ajuda a aumentar o envolvimento do usuário com o conteúdo. Ao permitir que os usuários encontrem rapidamente conteúdo relacionado aos seus interesses, é mais provável que eles se envolvam e permaneçam no site por mais tempo. Isso pode levar a uma maior adoção do SharePoint pelos usuários e a uma experiência geral melhorada do usuário.
Como faço para marcar documentos no SharePoint Office 365?
Marcar documentos no SharePoint Office 365 é fácil. Na Biblioteca de Documentos, selecione o documento que você deseja marcar. Em seguida, clique no ícone de tags e notas na faixa de opções. Isso abrirá uma janela onde você poderá inserir as tags que deseja usar. Você pode adicionar várias tags a cada documento, e essas tags ficarão visíveis para todos que têm acesso ao documento.
Depois que uma tag for adicionada, ela poderá ser usada para localizar rapidamente documentos relacionados na biblioteca. Para pesquisar documentos com uma tag específica, basta inserir o nome da tag na caixa de pesquisa. O SharePoint exibirá então uma lista de todos os documentos com essa tag. Isso facilita a localização de documentos relacionados a um determinado tópico ou projeto.
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Quais são os benefícios da marcação de documentos no SharePoint Office 365?
Marcar documentos no SharePoint Office 365 oferece vários benefícios. Primeiro, permite que os usuários pesquisem rapidamente documentos e conteúdos relacionados. Isso torna mais fácil para os usuários encontrarem as informações de que precisam, sem ter que perder tempo examinando manualmente vários documentos.
Em segundo lugar, a marcação de documentos também ajuda a melhorar o envolvimento do usuário. Ao permitir que os usuários encontrem rapidamente conteúdo relacionado, é mais provável que eles permaneçam no site por mais tempo e se envolvam mais com o conteúdo. Isso ajuda a aumentar a adoção do SharePoint pelos usuários e melhora a experiência geral do usuário. Por fim, marcar documentos também ajuda a organizar documentos e conteúdo, tornando mais fácil para os usuários encontrarem o que precisam.
Como faço para gerenciar tags no SharePoint Office 365?
Gerenciar tags no SharePoint Office 365 é fácil. Para gerenciar tags, abra a biblioteca onde você deseja gerenciar as tags. Em seguida, clique no ícone de tags e notas na faixa de opções. Isso abrirá uma janela onde você pode visualizar, adicionar e excluir tags. Você também pode renomear tags existentes e adicionar notas a cada tag.
Além disso, você pode visualizar uma lista de documentos associados a cada tag. Isso permite encontrar rapidamente documentos relacionados a um determinado tópico ou projeto. Você também pode adicionar tags a documentos nesta janela, facilitando a adição rápida de tags a vários documentos de uma só vez.
Posso compartilhar tags em vários sites do SharePoint?
Sim, você pode compartilhar tags em vários sites do SharePoint. Para fazer isso, abra a biblioteca onde deseja compartilhar as tags. Em seguida, clique no ícone de tags e notas na faixa de opções. Isso abrirá uma janela onde você pode visualizar, adicionar e excluir tags.
Para compartilhar uma tag, clique no botão de compartilhamento próximo à tag. Isso abrirá uma janela onde você poderá selecionar os sites do SharePoint com os quais gostaria de compartilhar a tag. Depois de selecionar os sites, clique em compartilhar para compartilhar a tag com esses sites. Isso permite que os usuários encontrem rapidamente documentos relacionados a um determinado tópico ou projeto, independentemente do site do SharePoint em que estejam.
Posso marcar documentos automaticamente no SharePoint Office 365?
Sim, você pode marcar documentos automaticamente no SharePoint Office 365. Para fazer isso, abra a biblioteca onde deseja adicionar as tags. Em seguida, clique no ícone de tags e notas na faixa de opções. Isso abrirá uma janela onde você pode visualizar, adicionar e excluir tags.
Depois de criar as tags que deseja usar, você poderá configurar um fluxo de trabalho de marcação automatizado. Este fluxo de trabalho adicionará automaticamente tags aos documentos à medida que eles forem carregados ou modificados. Isso torna mais fácil garantir que os documentos estejam sempre devidamente etiquetados e organizados. O fluxo de trabalho automatizado pode ser configurado para ser executado em uma programação específica ou acionado por eventos específicos.
Marcar documentos no SharePoint Office 365 é uma maneira extremamente útil de se manter organizado e localizar documentos rapidamente. Com apenas algumas etapas simples, você pode configurar tags rapidamente e aplicá-las aos documentos rapidamente. Isso pode ajudar a facilitar o gerenciamento de documentos, bem como ajudar a garantir que todos no escritório possam encontrar rapidamente os documentos de que precisam. Com o SharePoint Office 365, você pode facilitar o gerenciamento de documentos.
